Titkársági ügyintéző - Magyar Képzőművészeti Egyetem - Budapest

Feladatok:

A Fejlesztési Igazgató irányításával végzi a Fejlesztési Igazgatóság napi működtetéséhez kapcsolódó feladatokat: Ellátja Fejlesztési Igazgatóság adminisztrációs, titkársági feladatait; kapcsolatot tart belső szervezeti egységekkel és külső partnerekkel. Kezeli és nyomonköveti a Fejlesztési Igazgatóságot érintő iratokat a Poszeidon program használatával, kezeli a papír alapú iratokat (a levelek átvétele, továbbítása, a beérkező, kimenő levelek, számlák nyilvántartása az Iratkezelési szabályzat szerint), kezeli az átvevőkönyvet, előkészíti az iratokat aláírásra és gondoskodik azok eljuttatásáról az illetékes osztályokhoz, partnerekhez. Kezeli a Fejlesztési Igazgatósághoz telefonon vagy központi e-mail címen beérkező megkereséseket. Vezeti a Fejlesztési Igazgatósághoz tartozó projektek szerződésnyilvántartását, gondoskodik az iratok lefűzéséről a kialakított mappastruktúrába, gondoskodik azok nyilvántartásáról, kikereshetőségéről. Vezeti a Fejlesztési Igazgatóság egyéb rábízott analitikai nyilvántartásait, mint a Projektleltár, szabadságnyilvántartás, home office nyilvántartás, stb. Szükség esetén kezeli/használja a Fejlesztési Igazgatóság bélyegzőit. A Fejlesztési Igazgatóság feladatvégzésébe bekapcsolódva a projektmenedzserek és a fejlesztési igazgató iránymutatása szerint: záradékol számlákat, elkészít teljesítésigazolásokat és egyéb iratokat, intézi iratok aláírási folyamatait, gondoskodik az iratpéldányok megfelelő szétosztásáról az egyes szervezeti egységek között, gondoskodik az iratok elektronikus archiválásáról, azaz szkenneléséről, a fájlok megfelelő elnevezéséről és a megfelelő mappastruktúrába történő bemásolásáról. A közvetlen felettes jogosult a munkakör jellegéhez kapcsolódó egyéb feladatok meghatározására, amennyiben azok a munkakör rendeltetésével összhangban állnak.

Elvárások:

Elvárás a középfokú végzettség és hasonló területen szerzett legalább 3 éves szakmai tapasztalat. Feltétel továbbá az MS Office megbízható ismerete és használata (különösen Excel és Word).

Előnyt jelent:

Poszeidon iratkezelő rendszer ismerete.