Utazási iroda Back Office - BreakAway Travel Kft. - Budapest

Feladatok:

Utazási irodai és vezetői asszisztens

Elsősorban az utazási iroda napi háttérmunkájának ellátására és az irodavezető közvetlen támogatására keresünk munkatársat napi 6 órás, részmunkaidős munkavégzésre. Feladatod az adminisztráció és a napi ügyintézés kézben tartása, hogy az irodavezető az utazások tervezésére, a partnerkapcsolatokra és az iroda fejlesztésére tudjon összpontosítani.

Fontos, hogy naprakészen átlásd az aktuális utazásokat, foglalásokat, utasadatokat, befizetéseket és határidőket, valamint tudd, melyik ügy hol tart, és mi a következő teendő. Olyan munkatársat keresünk, aki rendszerezetten és önállóan dolgozik, követi a folyamatban lévő feladatokat, és az irodavezetővel szorosan együttműködve gondoskodik arról, hogy a napi működéshez szükséges információk és dokumentumok mindig rendelkezésre álljanak.

Feladataid lesznek:Az irodavezető munkájának közvetlen támogatása, a folyamatban lévő ügyek, határidők és teendők naprakész követése.

Napi ügyintézés és kapcsolattartás az egyéni utasokkal és csoportokkal, tájékoztatás az irodavezetővel egyeztetett információk alapján.

Telefonhívások és információs e-mailek kezelése, a megkeresések megválaszolása vagy továbbítása.

Jelentkezések és foglalások rögzítése, utasadatok felvétele, ellenőrzése és naprakészen tartása.

Utaslisták és szobabeosztások összeállítása, frissítése, a hiányzó adatok és dokumentumok bekérése.

Befizetések adminisztrációja, hátralékok nyilvántartása, fizetési határidők követése és fizetési emlékeztetők küldése.

Utazási szerződések, visszaigazolások és egyéb dokumentumok előkészítése.

Utastájékoztató levelek összeállítása, voucherek elkészítése és kiküldése.

Beérkező és kimenő számlák rendszerezése, a kapcsolódó bizonylatok összegyűjtése.

A könyvelési anyagok havi összekészítése és előkészítése a könyvelő részére.

Az utazásokhoz kapcsolódó elszámolások és összesítések előkészítése.

Elektronikus mappák, adatbázisok és belső nyilvántartások átlátható rendszerezése, frissítése; a lezárt utak és utasanyagok archiválása.

Webes tartalmak feltöltése, szerkesztése és frissítése, különösen szállásokhoz és eseményekhez kapcsolódóan.

E-mail-sablonok készítése, kezelése és aktualizálása.

Napi irodai és adminisztratív háttérfeladatok ellátása.

Alkalmanként részvétel az utazásokon, csoportkísérés és helyszíni koordináció.

Elvárások:

Turizmushoz kapcsolódó végzettség (pl. turizmus-vendéglátás, utazásszervező) szükséges

Magabiztosan kommunikálsz angolul szóban és írásban

Kiváló kommunikációs készséggel rendelkezel

Precíz és megbízható vagy

Jó szervezőkészséged van és gyorsan megoldod a problémákat

Otthonosan mozogsz számítógépen (e-mail, webes felületek)

Szereted a sportot – különösen a síelés világa sem áll távol tőled

Szeretsz pörögni, több dolgot párhuzamosan vinni

Kreatív vagy és nem csak végrehajtod, hanem fejleszted is a dolgokat

Előnyt jelent:

Turizmusban szerzett tapasztalat vagy végzettség 

Utazásszervezői háttér

Marketing és tartalomgyártási tapasztalat (pl. social media, videó, szövegírás)

Pénzügyi alapismeretek

Aktív sportos életmód (síelés, kerékpározás, stb.)

Jó értékesítési készség (sales szemlélet)

Amit kínálunk:

Egy újonnan induló céghez való csatlakozás, ahol valódi hatásod van a működésre

Barátságos, családias, fiatalos csapat

Stabil, hosszú távú munkalehetőség

Szakmai fejlődés az utazási szektorban

Alkalmanként külföldi kiutazás

Céges laptop és mobiltelefon

Részleges home office lehetőség

Szabad hétvégék

Újonnan felújított, otthonos iroda

Inspiráló, kreatív közeg